Données, RGPD & sécurité

Mes données et celles de mes clients sont-elles protégées ?

Oui, et les rôles sont écrits. Vous restez responsable de traitement pour les données de vos clients, EVOZIA intervient comme sous-traitant, sur vos instructions et dans le cadre prévu par le RGPD. Cette répartition figure dans le contrat client, elle n'est pas une déclaration d'intention.

Concrètement, les informations recueillies pendant un appel servent uniquement à traiter la demande de l'appelant : un nom, un numéro, un motif, ce qu'il faut pour vous transmettre la demande ou poser un rendez-vous. Elles vous sont transmises de façon sécurisée, et ne sont ni revendues ni exploitées à d'autres fins. Le principe est le même sur les canaux écrits : les conversations du chatbot omnicanal servent à répondre et à suivre les demandes, leur durée de conservation se décide avec vous à la mise en place, et l'information de vos clients en fait partie.

S'y ajoutent les principes appliqués sur toutes les surfaces EVOZIA : consentement explicite sur les formulaires, données limitées au strict nécessaire, sous-traitants documentés, et des sites conçus sécurité d'abord avec HTTPS, en-têtes stricts et formulaires protégés. Le dispositif est documenté pour que vous puissiez l'inscrire dans votre propre registre de traitements.

Comment gérez-vous le secret professionnel et le secret médical ?

En limitant ce qui circule. L'assistante d'EVOZIA recueille ce qui est nécessaire pour orienter un appel ou poser un rendez-vous, et pas davantage : un motif de contact n'est pas un dossier. Elle ne demande jamais d'élément couvert par le secret et n'en commente aucun.

Pour un cabinet médical, cela signifie qu'un patient annonce le motif qu'il souhaite pour obtenir un créneau, sans que l'assistante l'interroge sur ses symptômes ni ne se prononce dessus. Pour un cabinet d'avocats ou d'expertise comptable, l'appelant est identifié et sa demande transmise, mais le contenu du dossier reste l'affaire du professionnel.

Le périmètre exact de ce qui est collecté se décide avec vous avant la mise en service, et il est écrit. C'est le sens de la règle suivante : sur l'hébergement, le traitement et la durée de conservation, vous obtenez des réponses précises et par écrit avant que quoi que ce soit ne soit branché.

Où sont hébergées les données, et combien de temps sont-elles conservées ?

Ces deux points sont documentés et validés avec vous avant toute mise en service, parce qu'ils dépendent de votre activité et des obligations qui vous concernent. EVOZIA ne renvoie pas ces questions à des conditions générales : vous obtenez une réponse précise et écrite, en amont.

Ce qui se décide ensemble : ce qui est conservé et ce qui ne l'est pas, la durée de conservation de chaque catégorie d'information, qui y accède de votre côté, et la mention d'information à diffuser à vos appelants ou à vos visiteurs. Un cabinet soumis à une obligation de conservation particulière n'aura pas les mêmes réglages qu'un commerce.

Ce cadrage fait partie de la mise en place, au même titre que vos horaires ou vos règles de transfert. C'est aussi ce qui vous permet de répondre vous-même, documents à l'appui, si un client ou un contrôle vous interroge.

Comment sont gérés le consentement et la désinscription des e-mails ?

Toute campagne envoyée via EVOZIA repose sur une base de contacts que vous avez collectée légitimement, avec un lien de désinscription visible dans chaque message et une désinscription immédiatement effective. Un contact désinscrit sort de toutes les séquences, pas seulement de celle en cours.

L'automatisation ne change rien aux règles : c'est le consentement à l'origine de la collecte qui compte, et c'est vous qui en répondez en tant que responsable de traitement. EVOZIA construit le dispositif pour qu'il soit tenable, jamais pour contourner une opposition.

La même logique gouverne les relances : la séquence s'arrête dès que le contact répond, et une opposition explicite est définitive. Le dispositif est documenté pour votre registre RGPD.

Puis-je consulter, corriger ou supprimer mes données ?

Oui. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression, sur vos données comme sur celles de vos clients traitées par EVOZIA. La demande se fait à contact@evozia.fr et reçoit une suite dans les délais prévus par le RGPD.

Ce droit vaut aussi pour vos propres clients : si l'un d'eux vous demande la suppression de ses données, vous pouvez la répercuter, et EVOZIA l'exécute en tant que sous-traitant sur votre instruction. C'est précisément à cela que sert la répartition des rôles inscrite au contrat.